Dziś zdalna praca nikogo nie dziwi. Firmy coraz częściej decydują się na telepracowników, ci zaś zyskują elastyczniejszą formę zatrudnienia, poza siedzibą firmy, jednak na atrakcyjnych warunkach. Na zachodzie Europy i w Stanach Zjednoczonych telepracownicy stanowią już 15 proc. ogółu osób pracujących

W 2007 roku w Kodeksie Pracy zdefiniowany został nowy termin – telepraca. Zgodnie z artykułem 675 oznacza ona każdy rodzaj pracy wykonywany poza tradycyjnym miejscem zatrudnienia, którego wyniki dostarczane są do pracodawcy za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Z dala od firmy
Z definicji, telepraca polega na wykonywaniu obowiązków służbowych poza siedzibą firmy i przesyłaniu efektów pracy do pracodawcy za pomocą Internetu lub innych technologii teleinformatycznych. Pracę na zasadach elastycznych form zatrudnienia można wykonywać w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Telepracownik ustala z pracodawcą listę obowiązków wraz z harmonogramem ich wykonania i tym samym rozliczany jest za zadania, a nie za czas spędzony w pracy.
Z tego względu telepracownicy posiadają identyczne prawa i obowiązki, jak inne osoby pracujące w trybie stacjonarnym. Oznacza to, że osoby pracujące w trybie zdalnym mają takie samo prawo do warunków zatrudniania, dni wolnych, szkoleń, podnoszenia kwalifikacji zawodowych i awansu. Telepracowników obowiązuje ponadto przestrzeganie zasad BHP.
Według najnowszych dostępnych na ten temat danych Głównego Urzędu Statystycznego w 2008 roku telepracowników zatrudniało zaledwie 2 proc. małych przedsiębiorstw (10-49 osób) oraz 6 proc. średniej wielkości firm (50-249 osób) w naszym kraju. Praca zdalna najczęściej wykorzystywana była w dużych podmiotach, zatrudniających co najmniej 250 pracowników.

Matka i marketingowiec
Małgorzata jest matką 5-letniej Natalii i handlowcem. Mieszka na Mazurach, obecnie pracuje dla firmy z Warszawy. Pracę przerwała udając się na urlop macierzyński, po porodzie zdecydowała się zostać w domu i zająć się dzieckiem. – Szansą na powrót na rynek była telepraca. Znalazłam ogłoszenie firmy, która szukała handlowca i zgłosiłam się. Po trzymiesięcznym okresie próbnym, podpisałam umowę. Pracuję już od blisko dwóch lat – mówi Małgorzata. – Pracuję jak w normalnym biurze, tyle, że u siebie. Wstaję rano, odprowadzam córkę do przedszkola, wracam i zaczynam pracę. Rozliczam się z przełożonym każdego dnia z powierzonych mi zadań. Jestem objęta systemem premii i szkoleń, jak każdy pracownik w biurze. To dla mnie idealna sytuacja, nie tracę czasu na dojazdy do biura.
Iwona od trzech lat jest marketingowcem w jednym z najpopularniejszych polskich portali społecznościowych. Do lutego pracowała w jednym z biur firmy w Krakowie. Sytuacja prywatna spowodowała, że od lutego Iwona zdecydowała się przeprowadzić do Berlina. Jest jednak na tyle dobrym pracownikiem, że firma nie chciała się z nią rozstawać. – Podpisałam więc nową umowę i zostałam telepracownikiem. Zmienił się nieco zakres moich obowiązków, otrzymałam komputer i kilka innych sprzętów niezbędnych do stworzenia w mieszkaniu minibiura, no i dostałam podwyżkę – mówi Iwona. – Na razie przyzwyczajam się do nowych warunków pracy, ale zawsze byłam dobrze zorganizowana, więc nie powinnam mieć większych problemów – dodaje.

Telepracownik vs. freelancer
Umowa zawierana z telepracownikiem powinna obejmować wszystkie elementy tradycyjnej umowy o pracę (rodzaj wykonywanej pracy, wysokość wynagrodzenia, termin rozpoczęcia pracy, warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy oraz sposób korzystania ze środków komunikacji elektronicznej). Ponadto, umowa ta powinna precyzować, kto jest bezpośrednim przełożonym telepracownika, a także z czyjego sprzętu będzie korzystał pracownik – prywatnego czy też wypożyczonego przez firmę.
W odróżnieniu od telepracowników, freelancerzy zazwyczaj zakładają własną działalność gospodarczą lub są zatrudniani w oparciu o umowy cywilno-prawne, przy czym treść umowy nie definiuje miejsca, z którego pracownik wykonuje swoje obowiązki. Do podjęcia tego rodzaju pracy większość osób motywuje brak przełożonego i związane z tym poczucie niezależności, a także perspektywa wysokich zarobków. Wolni strzelcy muszą się jednak liczyć z samodzielnym płaceniem składek ZUS, prowadzeniem obowiązków księgowych, a także z niepewnością zawodową.

Predysponowane zawody
Telepracownikiem może zostać każdy, kto ma możliwość wykonywania swoich obowiązków przy pomocy telefonu oraz komputera z dostępem do Internetu. Do najbardziej popularnych branż, w których można znaleźć zatrudnienie w formie telepracy, należą: consulting, przetwarzanie danych komputerowych, programowanie komputerowe, usługi finansowe, księgowość, sprzedaż, marketing oraz wolne zawody (dziennikarze, architekci, projektanci, tłumacze, korektorzy tekstów, redaktorzy, graficy). Dodatkowo, elastyczne formy zatrudnienia są doskonałym rozwiązaniem dla osób wychowujących dzieci, studentów oraz seniorów.
Predyspozycje są również bardzo ważne, aby taki pracowy eksperyment mógł się powieść. Przy pracy zdalnej najważniejsze są samodyscyplina i doskonała organizacja pracy. Odnajdą się w niej osoby, które posiadają duże poczucie odpowiedzialności za powierzone obowiązki, a nie mają możliwości bądź nie lubią pracować w zespole.
Telepraca może być wykonywana w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o dzieło lub w systemie nakładczym. Wybór telepracy jako formy zatrudnienia może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy, jak i w czasie jej trwania na mocy porozumienia stron.
Pracodawca ma obowiązek skierowania telepracownika na badania lekarskie oraz szkolenia z zakresu BHP. Przedsiębiorca nie może dopuścić bowiem do pracy osoby, która nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania zadań na danym stanowisku. Jego zadaniem jest również poinformowanie pracownika o ocenie ryzyka zawodowego oraz zaznajamianie z przepisami i zasadami BHP, dotyczącymi wykonywania danej pracy. Ponadto, umowa zawierana z telepracownikiem powinna obejmować wszystkie elementy tradycyjnej umowy o pracę, w tym określać m.in. warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy.

Korzyści dla pracodawcy
Najważniejszym korzyściami dla pracodawcy są niższe koszty zatrudnienia i prowadzenia działalności. Zatrudnienie telepracownika może pomóc zaoszczędzić do 30 – 40 proc. kosztów. Pozwala zatrudniać wykwalifikowanych pracowników nie tylko z miasta, w którym znajduje się firma, ale praktycznie z całego świata. Co więcej, pozwala kontynuować współpracę z tymi, których sytuacja życiowa nie pozwala na przedłużenie umowy na tradycyjnych warunkach (przeprowadzka, macierzyństwo, wyjazd za granicę). Dzięki temu firma może budować konkurencyjność na rynku i poszerzać oferowane usługi niższym kosztem.
– Brak ograniczeń geograficznych, elastyczny czas pracy, możliwość pogodzenia obowiązków służbowych z życiem prywatnym – to tylko niektóre z zalet telepracy, które sprawiają, że wciąż zwiększa się liczba osób z niej korzystających. W tym roku odsetek ten powinien wzrosnąć o kolejne 2–3 proc. – prognozuje Monika Zakrzewska, Ekspert z Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan.

Korzyści dla pracownika
Praca zdalna to nie tylko możliwość pogodzenia obowiązków życia rodzinnego z pracą, ale także swoboda w wykonywaniu zadań zawodowych. – Telepraca oszczędza pracownikowi zarówno czas i pieniądze związane z dojazdami do pracy, przyczynia się też do zwiększenia komfortu psychicznego pracownika, wynikającego z możliwości zarządzania swoim czasem – mówi Anna Świebocka–Nerkowska, Dyrektor Departamentu Rozwoju Kapitału Ludzkiego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. – Jest także doskonałym rozwiązaniem na aktywizację osób zagrożonych bezrobociem: rodziców wychowujących małe dzieci, studentów, seniorów, czy osób niepełnosprawnych – dodaje.
– Atutem telepracy jest większe poczucie odpowiedzialności i samodzielności w podejmowaniu decyzji biznesowych wśród pracowników. Wdrożenie tej formy zatrudnienia w sposób bezpośredni przełożyło się na wydajność pracy, efekty ekonomiczne oraz wzrost satysfakcji z wykonywanych obowiązków pracowniczych – mówi Piotr Budzisz z firmy 4PROFI-T Sp. z o.o.

Jak szukać telepracownika
– Już na etapie rekrutacji telepracownika możemy zdecydować o powodzeniu naszego projektu – mówi Agnieszka Młodzikowska, psycholog i terapeuta z Perfect In – Centrum Terapii i Rozwoju Osobowości. – Istotne jest to, że nasz przyszły pracownik będzie wykonywał obowiązki w oderwaniu od współpracowników, bez „wizualnej”, bezpośredniej kontroli i nadzoru przełożonego. W związku z tym będzie musiał sprostać sytuacji pogodzenia dwóch typów działalności w jednym miejscu, czyli życia rodzinnego z zawodowym – wyjaśnia.
Według Agnieszki Młodzikowskiej, praktycznie na wszystkich stanowiskach niższego i średniego szczebla – wymagających komunikacji za pomocą nowych technologii – można pracować zdalnie. – W takiej formie możemy zatrudniać m.in.: handlowców, programistów, grafików, księgowych, pracowników kreatywnych, artystów, analityków, PR-owców, marketingowców, administratorów. Zdarza się także, że zdalnie pracują menadżerowie wyższego szczebla oraz kadra zarządzająca – wówczas częściej mówimy o telepracy zamiennej lub mobilnej.
Jakie cechy powinien mieć idealny kandydat? – Przede wszystkim powinna to być osoba samodzielna w działaniu i zarządzaniu czasem pracy, elastyczna, a zarazem dostępna – twierdzi Agnieszka Młodzikowska. – W rozmowie z telepracownikiem musimy być trochę psychologami, nawet jeśli nie mamy takiego przygotowania, musimy uświadomić kandydata, jakie mogą być zagrożenia, ograniczenia telepracy, np. brak kontaktów osobistych ze współpracownikami, brak możliwości podzielenia się problemami dnia codziennego, ale z drugiej strony duża elastyczność godzin pracy i swoboda – wylicza.

Telepracownik wyposaża biuro
Przedsiębiorca zatrudniający pracownika w formie telepracy ma obowiązek dostarczenia mu niezbędnego sprzętu do wykonywania pracy (komputer, telefon, biurko), pokrycia kosztów związanych z jego instalacją oraz utrzymaniem. Ponadto, pracodawca musi zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną oraz – w razie potrzeby – także szkolenia z obsługi komputera lub innego sprzętu wykorzystywanego przy pracy. Jeżeli obie strony postanowią inaczej, pracownik może korzystać ze swojego prywatnego sprzętu wykonując obowiązki służbowe. Należy pamiętać o uwzględnieniu w umowie zasad używania sprzętu oraz jego ubezpieczenia.
Pracownikowi należy się zwrot kosztów za korzystanie ze swojego sprzętu, np. komputera, drukarki lub telefonu – ekwiwalent w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie. Przy ustalaniu tej kwoty pracodawca powinien sprawdzić zużycie sprzętu, jego rynkową cenę oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracy. Ponadto, należy także wziąć pod uwagę koszt rachunków, np. za wykonane połączenia telefoniczne oraz internet.

W praktyce
– Telepraca to doskonałe narzędzie w rękach managera, pozwalające na efektywne zarządzanie pracownikami bez „przywiązywania” ich do konkretnego miejsca. Sam 90 proc. czasu spędzam poza biurem, mobilnie realizując cele strategiczne firmy. Dzięki zdalnej pracy mogę prowadzić działania w podróży, w domu czy – co nadal się często zdarza – podczas wakacji – potwierdza Rafał Brzoska, prezes zarządu Grupy Integer.pl.
– Telepracę uważam za naturalną kolej rzeczy, wynikającą ze zmieniającego się w niesamowitym tempie społeczeństwa informacyjnego. Wraz z rozwojem technologii telepraca pozwala zarówno na obniżenie kosztów zatrudnienia, jak i zatrudnianie ludzi o odpowiednich kwalifikacjach, gdzie miejsce zamieszkania przestaje być czynnikiem determinującym możliwość podjęcia współpracy – ocenia Sławomir Matul, General Manager i Creative Director w Agencji Marketingu Zintegrowanego MAT. – Poza biurem spędzam 1 – 2 dni tygodniowo, ale bywa, że nie ma mnie tydzień. Poza prowadzeniem firmy ścigam się w Międzynarodowych Motocyklowych Mistrzostwach Polski. Wyjazdy na treningi i zawody na tory rozsiane po całej Europie powodują, że często pracuję poza biurem.
Jak zarządzać telepracownikiem?
– Na pewno niezbędny jest odpowiedni sprzęt, ale to nie urządzenia, a kompetentni ludzie i odpowiednie relacje z nimi są determinantą podstawy sukcesu w zdalnym zarządzaniu firmą. Zbudowanie zgranego zespołu, odpowiedzialnego i zaangażowanego w realizację celów firmy pozwala na efektywną działalność z dowolnego miejsca na świecie – ocenia Sławomir Matul.

Aneta Zadroga